Schatten-IT – auch Guerilla-IT genannt – sind Programme, Geräte, Systeme oder Abläufe, die in den Fachabteilungen neben der offiziellen IT laufen, die meist die IT-Abteilung stellt. Ein paar einfache Beispiele: Leute bringen ihr eigenes Notebook mit, weil es schneller und angenehmer ist als der Thin Client der Firma. Sie bauen sich eine eigene Excel-Anwendung, statt die träge, überladene ERP-Software zu benutzen. Und sie kaufen sich kurzerhand einen Drucker im Elektromarkt, weil sie auf den langwierigen Antrag bei der IT keine Lust haben und sofort weiterdrucken wollen.
… kann ein Anzeichen für Probleme mit der hauseigenen IT sein …
Schatten-IT wächst und gedeiht also immer dann, wenn die Anwender mit den Geräten, Programmen und Abläufen der Firma unzufrieden sind und sich darin nicht wiederfinden. Ich weiß, wovon ich spreche. Gerade in meinen Anfangsjahren als Selbstständiger, den 1990ern, habe ich stark davon profitiert, dass bei einem Auftraggeber der Weg über Gruppen-, Abteilungs- und Bereichsleiter bis zur IT endlos lang war. Um sich Bürokratie und monatelanges Warten zu sparen, beauftragte mich die Fachabteilung lieber direkt – als externen Entwickler, der schnell etwas Brauchbares lieferte.
… und das sollten IT-Abteilungen vor allem als Chance sehen!
Sie ahnen es: Die IT-Abteilung dieser – mit damals „nur” rund 1.500 Mitarbeitern – nicht eben kleinen Firma reagierte verhalten auf mich und meine Produkte. Das Problem war aber nicht ich, sondern der lange Dienstweg, auf dem man vielleicht irgendwann eine zentrale Lösung für ein drängendes Problem bekam. Viele Firmen arbeiten heute agil – und doch gibt es dieselben Probleme noch wie damals. IT-Abteilungen sind oft überlastet und haben zu wenig Leute, die mit den Anwendern in Ruhe über die beste Lösung für den Alltag reden könnten. Und nicht immer sitzt genug Entwicklungs-Wissen im Haus, um zu sehen, was jenseits der vorhandenen Lösungen möglich wäre.
Schatten-IT zeigt hohes Engagement und Lust auf agile Zusammenarbeit
Wenn die Anwender einer Fachabteilung selbst eine Lösung bauen – ob mit oder ohne externen Programmierer –, dann zeigen sie damit eines: Sie wollen ihre Arbeit unbedingt besser machen. Dieses Engagement mit Verboten und Strafen zu ersticken, wäre das Dümmste, was man tun kann. Im Gegenteil: Taucht eine Schatten-IT auf, sollte man den Anwendern auf Knien danken, sie sofort an einen Tisch holen und an der Verbesserung der vorhandenen Software beteiligen – am besten agil, damit auch die Fachabteilung rasch etwas davon hat. Auch Hybridlösungen lohnen sich: kleine, eigenständige „Nebensysteme”, die über klar definierte Schnittstellen mit den offiziellen Hauptsystemen reden.
Gibt es auch bei Ihnen „nicht autorisierte” Lösungen und wollen Sie das Beste daraus machen? Dann berate ich Sie gern. Schatten-IT kann sich am Ende durchaus auszahlen.